<< 需要在起跑線上爭輸贏嗎？ | 回blog首頁 | 又缺水了！ >>

August 2,2009 15:19

不要讓「緊急的事」淹沒「重要的事」

984184_coffee.jpg
國立中山大學政治經濟系
副教授 劉孟奇


（原載於「看雜誌」37期）


在過去半年內，你是不是在工作上非常忙碌？如果是的話，請想一想：在過去半年內花掉許多時間所做的種種事情，有沒有不少是可以讓你在中長期收割成果的？


如果你的答案是肯定的話，恭喜你！你顯然善於把時間分配到「重要的事情」上面；但是如果你的答案是否定的話，請小心，你或許已經讓「緊急但不太重要」的事情占滿你的時間，而這將會侵蝕你的長期競爭力。
怎麼區別「緊急」與「重要」的事？簡單的說，緊急的事是截止期限已經逼在眼前（或者說「火燒屁股」）的事情，而重要的事則是會在長期產生影響的事情。


「緊急」與「重要」不必然互斥，有些事情既緊急又重要。舉例而言，你可能臨危受命，負責趕出一個重大企畫案。無論如何，有許多緊急的事情純粹只是救火。一個惡性循環的情形是：你不斷發現自己處於「火燒眉毛、且顧眼下」的情境，並因此精疲力竭、分身乏術，而無法未雨綢繆，結果還是必須持續「臨渴掘井」。


我們可以把事情分成「緊急與重要」、「緊急但不重要」、「重要但不緊急」、「不重要也不緊急」四類。對於「緊急與重要」的事情，當然要全力去做。但是我們經常面對的問題是，長期下來，發現自己分配在「重要但不緊急」上面的時間太少，也嚴重限制自己長遠發展的高度與可能性。


要怎麼把時間擠出來給「重要但不緊急」的事情？最明顯的地方，當然是盡量減少「不重要也不緊急」的事情。舉例而言，需要花那麼多時間閱讀與轉寄別人轉寄的e-mail嗎？需要花那麼多精神在msn上面嗎？


不過，吃掉時間最兇的，通常還是「緊急但不重要」的事情。一旦有這種情形，請檢視一下：如果你反覆做類似的救火工作，這或者代表你處理事情的習慣流程有明顯問題，所以才會鬼打牆似地不斷遇上相同麻煩；或者代表你接下了遠超過你所能負擔的事情，所以才會一直處於不勝負荷的狀態。


如果是前者，那麼你需要靜下心來，好好想一想，如何改掉習慣性的毛病，建立一套不會經常放火的標準作業流程；如果是後者，你可能需要狠下心來，把那些真的無力負擔的人情推掉。有時候，你不去找事，事不來找你；而如果事不來找你，人就不來找你的話，可能就代表這些事與人其實也沒那麼重要。


我自己的一個心得是：不管是緊急的事或重要的事，都盡量養成「切割處理」的習慣。就緊急的事而言，早點起個頭，完成40%，以在截止期限來臨前只剩60%要做，這就跟「時間要到了，卻什麼都還沒做」差別很大。就重要的事而言，再怎麼忙與累，每天都持續做一點，有整段空白時段時才能大有進展。


讓自己能持續投資足夠時間在「重要的事」上面，長期下來，必定能感受到這個習慣帶來的莫大好處。


    • 您可能有興趣：

    職涯規劃DIY(VIII)：求職前的心理準備
    << 需要在起跑線上爭輸贏嗎？ | 回blog首頁 | 又缺水了！ >>
    lakatos 發表於樂多 │回應(26) │引用(1) │職涯規劃 │編輯本文
    樂多分類：新聞評論 │切換閱讀版型 │昨日人次：0 │累計人次：8572

    引用URL

    http://cgi.blog.roodo.com/trackback/9615309
    引用列表:
    原文引用自此
    噗浪Plurk熱門話題排行榜 - PlurkTop【PlurkTop】 at October 8,2009 19:02

    回應文章
    館長所言甚是
    拜讀之後提出一點小小的技巧供各位大德參考
    說穿了不值錢，排「功課表」而已

    挑幾件重要的事像功課表一樣，星期一到五，一天排個一到兩件
    若是有緊急的事耽誤了今天重要的事的進度，那就別補課
    依照經驗，愈想追進度，愈覺得事情做不完，最後就是不做了

    就像上課一樣，把休閒時間拿來照表操課，會學到不少東西喔
    | 檢舉 | Posted by indefensible at August 2,2009 16:15
    "要怎麼把時間擠出來給「重要但不緊急」的事情？最明顯的地方，當然是盡量減少「不重要也不緊急」的事情。舉例而言，需要花那麼多時間閱讀與轉寄別人轉寄的e-mail嗎？需要花那麼多精神在msn上面嗎？"

    嗚...可是我想問劉老師能否讓我轉寄這篇給我的學生...然後再讓他轉寄給其他班上同學...
    (會註明出處)
    | 檢舉 | Posted by OO at August 3,2009 00:27
    OO，

    哈哈，這真讓我有「做法自斃」的感覺。

    沒問題，歡迎轉寄。
    | 檢舉 | Posted by lakatos at August 3,2009 01:07
    to OO:

    韓愈曾經說過:「師者，所以傳道、授業、解惑者也。」
    所以對於身為老師的00來說(應該沒錯吧...)，轉寄好文章給學生應該「重要但不緊急」的事情吧!!

    ps:話說其實00祇是在開玩笑而已，只是我太認真了，哈哈。
    | 檢舉 | Posted by 爪 at August 3,2009 07:20
    看完了這篇文章，有點了解為什麼自己做事常常有白作工、沒有方向的感覺了。
    | 檢舉 | Posted by wagonerm at August 3,2009 14:02
    看完這篇以後, 有點搞不清楚是不是應該來這裡看文章....
    | 檢舉 | Posted by 黑都醜 at August 3,2009 15:40
    黑都醜，

    如果您有這種疑惑的話，就該把時間用在您覺得更有價值的地方啊：）
    | 檢舉 | Posted by lakatos at August 3,2009 20:08
    常常在截稿時加班到很晚，看了館長這篇文章後，讓我想到其實自己可以先去實行那"早點起頭完成的40%"-希望能在截稿期不要加班到太晚為目標(有時很愛來這裡的留言本看看大家的意見呢~雖然這是重要但不緊急的事)
    | 檢舉 | Posted by 蘇菲亞 at August 4,2009 00:39
    蘇菲亞，

    「先開頭完成30-40%」真的是很值得一試的方法，我經常靠這個原則在救命：）
    | 檢舉 | Posted by lakatos at August 4,2009 11:16
    把「緊急程度」跟「重要程度」當作兩個軸向，就可以畫出一個有四個象限的2D平面，再把事情放入該平面，該從哪裡先下手，應該就能一目了然了...

    以上是看了這篇文章，腦袋浮出的輔助作法，等一下就來試試看。:-)
    | 檢舉 | Posted by Hiankun at August 8,2009 21:36
    我發現，我竟然連一件「緊急與重要」、「緊急但不重要」、「重要但不緊急」、「不重要也不緊急」的事都沒有....
    所以呢？我就在這裡慢慢混...反正阿...我什麼都沒有，我有的是時間...
    | 檢舉 | Posted by 晨曦婆婆 at August 9,2009 01:09
    我覺得這文章裡介紹的方法"非常受用"
    想Fw:(給多人)
    ↑文章當然是"保持原貌"
    不知板大是否同意..
    | 檢舉 | Posted by 楊正文 at August 17,2009 11:41
    楊正文,

    您好！沒問題，歡迎轉載。
    | 檢舉 | Posted by lakatos at August 17,2009 17:09
    下面那些分屬「緊急與重要」、「緊急但不重要」、「重要但不緊急」、「不重要也不緊急」的事情？

    (a)三軍統帥在颱風夜喝喜酒
    (b)接受國外馳援
    (c)完備防災法令機制
    (d)與媒體及其他部門官員打口水戰
    | 檢舉 | Posted by lakatos at August 17,2009 17:14
    寫的真好! 我想我正在自食惡果中 要有所改變 我會把這篇文章印出來 貼在辦公桌上 謝謝!

    話又說回來 那"不緊急又不重要"的事常常是作起來最愉快的事 (像是查e-mail 之類)! :(
    | 檢舉 | Posted by Green Sloth at August 18,2009 01:13
    先完成40%，會不會造成虎頭蛇尾的狀況？
    我的經驗，後面的部份經常變成趕工而草率收場……
    | 檢舉 | Posted by 希臘藍 at August 18,2009 23:23
    若先完成的40%是架構，以及重要的部份，那就不會因為趕工而虎頭蛇尾，反而可能因為趕工而精簡，但要小心疏漏造成的詞不達意。反之，若先完成的40%是工作（例如一份報告）的前面40%，那常會有虎頭蛇尾的狀況。
    | 檢舉 | Posted by 阿宏 at August 19,2009 00:54
    私密回應
    Posted at August 27,2009 11:43
    (FT商學院) 誰吃了你的時間？
    | 檢舉 | Posted by lakatos at January 26,2010 17:04
    有互聯網何用記憶？

    "梅里爾指出，我們的短期記憶一次只能記住很少的幾件事情，這意味著，我們必須把任務簡單化。因此，多項任務同時進行，必然導致低效率和失誤。除非其中某項任務簡單至極。梅里爾表示，邊走邊嚼口香糖是件易事——而我剛剛證明，在想著事情的時候，要在正確的車站下車就困難得多。

    梅里爾也不贊成在各項任務之間頻繁切換，那會讓頭腦變得糊塗。當我一分鐘查看16次郵箱時，工作效率會極其低下，或許就是這個原因。"

    "梅里爾表示，為了做到條理清楚，另一個要點是，多想一想確實需要儲存在長期記憶裡的事情。

    我已得出一個讓人備感輕鬆的結論：要把工作做好，我們多數人都幾乎不必記住任何事情。因為幾乎所有信息都幾乎總是能夠在互聯網上查到，我們只需點一下鼠標即可。

    事實上，在頭腦裡儲存信息，唯一的用處就是：當手邊沒有電腦時，可以在同事們面前賣弄一番，這就像一種聚會上常用的花招。"
    | 檢舉 | Posted by lakatos at February 3,2010 22:19
    非常實用的建議及方法，多年前我初任職某個繁忙職位時，就施行過類似的方法，非常受用。但做為一個上班族，無奈的是，你的工作往往是由你的老闆決定，現在工作的老闆是個大小事都愛下指令的傢伙，所以常常要求我做一些緊急但不重要的事，或是把一些不緊急也不重要的事當成緊急的事要我去處理，而且我常被迫在各項任務之間頻繁切換。雖然我自認是個工作效率頗高的人，但在節奏完全被打亂的情形下，也常常是左支右絀，甚至必須犧牲自己的私人時間來加班。在這種形勢比人強的職場裡，劉老師有沒有什麼管理的建議可供參考？
    | 檢舉 | Posted by kjtsay at March 30,2010 11:23
    kjtsay,

    有一個標準解答是這樣：

    列一張你正在處理的工作事項清單及預計進度，請示老闆，你很樂意接下他交代的緊急任務，但是清單上有些事項必須延期，請他指示哪些事情可以往後延，還是他希望你先去完成清單上的預期事項？

    簡單地說，讓老闆分攤你的工作進度責任。
    | 檢舉 | Posted by lakatos at March 30,2010 11:40
    kjtsay,

    您在外商公司嗎？

    若不是的話，小弟另獻一策以供參考：向老闆要資源

    資源可以是錢、人手、部門擴編甚至要求老闆做OOXX。重點在於您要有一個可行的計劃去完成老闆所交代的事。至於要付出多少代價，您只要說明白(記得多估一點)，老闆自會評估要不要開下去。

    一般台灣老闆都會有「叫你做你就做」的心態，反駁老闆是大忌，跟老闆說做不到也很忌諱。很多事老闆並沒有深思熟慮，只是突然想到了就順口交代下來。用較間接的方式，去跟老闆報告：剛剛您所吩咐的任務我需要哪些哪些資源，預計怎樣怎樣完成(包含您可能會為了完成這任務而放下手頭的哪些工作)。通常老闆仔細一想要多花成本，有九成的任務會就此取消。
    但如果老闆答應給資源，那就等於是向老闆許下了承諾，也等於這件事已經變成「重要而緊急的事」，那就全力去完成吧！
    | 檢舉 | Posted by indefensible at March 31,2010 00:15
    indefensible,

    好策略！
    | 檢舉 | Posted by lakatos at March 31,2010 00:26
    >就可以畫出一個有四個象限的2D平
    >--- Posted by Hiankun at August 8,2009 21:36

    To Hiankun,

    You were right! More are covered in the book,
    First Things First(1994) -- by Stephen Covey

    Also, Stephen Covey's other book,
    The Seven Habits of Highly Effective People
    | 檢舉 | Posted by YY at June 6,2010 17:56
    Somehow roodo does not allow my link, but you can find the 四個象限 picture at wikipedia.org by keyword "First Things First (book)"
    | 檢舉 | Posted by YY at June 6,2010 18:02
     
     


    回最上方