[Last Updated: 2004/4/9]

書信格式漫談 儀禮宮室圖 商周秦漢文物圖鑑

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壹、封文部分（即指信封上的文字）：

  1. 今人如使用西式信封，自應依西式格式書寫為宜。如使用傳統中式信封，則書寫上宜應需注意中式格式的要求。

  2. 封文通常寫作四行或五行，而不寫三行。俗語云：「三凶四吉五平安」。因報凶書信多匆匆發出，故只寫必要資料，期能迅速送達即可，無心講究行款。是 故，如非報凶之書信，則習慣上多儘量寫滿。一是告知收信者此信是吉非凶；二是表此信為仔細書寫，以表誠意。

  3. 左右兩路的寫法，左低右高。右路不高於收信人的姓；左路雖低，但以不礙大方為準。這主要有美感上的考量。

  4. 中路為封文中最為重要者，宜以正楷書寫，字體則較左右兩路略大，以明主從。此外，中路字體宜頂天立地，以求圓滿、美觀。

  5. 中路收信人姓名的寫法之傳統格式：「丁教授太平 道啟」

    1. 封文稱職銜，而不寫發信人對收信人的稱謂。姓與職銜皆不偏書。封文職銜乃信差對於收信者之稱謂。

    2. 收信人之名字應偏書（縮小偏寫於右側）。傳統習俗，直接稱人之名乃極不禮貌之事。但為方便信差投送，因此偏書表示不得已。偏書在右側，乃國人書寫習慣，無特殊寓意。

    3. 「道啟」二字應挪抬（空一格），以表敬意。蓋二字乃指對方行為，故需挪抬表示禮貌。

    4. 書寫「啟」、「敬啟」、「親啟」之誤。此處書啟字，乃請對方開啟信箋之意，故需表達敬意。單書「啟」字，則類於指使的語氣，至為不宜。書「敬啟」，則是命收信者需「恭敬開啟」之意，並不妥當。此與信箋本文中稱「敬啟」為發信者恭敬陳啟稟告之意相反，務需注意。書「親啟」，乃是命 令收信者務需親自開啟，除涉及機密之信函外，一般多不使用。

  6. 中路收信人姓名的寫法之現代格式：「丁太平教授 道啟」

    1. 收信人之姓名與職銜皆不偏寫，字體一致。

    2. 應避免與傳統格式混淆而誤將職銜偏書，或使用兩種稱謂如「丁教授太平先生」。

    3. 書信予尊長，猶以傳統格式較為適宜。

貳、箋文部分（指信箋上的文字）：

  1. 傳統箋文寫作，其內容可分為以下十部分。其中三、四、六、十數項，可視情況（如家書或弔唁信等）可省略外。今日現代書信中，亦不宜過簡。

    箋文

    前文

    稱謂：太平吾師

    提稱詞：道鑒

    啟事敬辭：敬肅者

    開頭應酬語：自違 絳帳，倏經旬月

    正文

    書信主體：學生現就讀於臺大數學系

    後文

    結尾應酬語：秋風多厲，幸祈 保重

    結尾敬辭：肅此敬達。恭請 誨安

    署名敬禮：學生李中和謹啟

    日期：某年某月某日

    補述：師母前祈代叱名請 安

  1. 稱謂如「夫子」、「吾師」、「老師」等。不另稱姓，蓋封文上已明。

  2. 提稱詞如「函丈」、「講座」、「尊前」等。其意在於請對方讀信。

  3. 啟事敬辭如「謹啟者」、「肅覆者」等。其意在於引出己方所將陳述之意旨。

  4. 書信正文之相關問題：

    1. 將關於對方之用語抬頭。主要有挪抬（空一格）及平抬（換一行頂格書寫）兩種。此乃表示敬意之用法。但平抬則需考慮到不能行行弔腳，破壞美感。

    2. 將關於己方之稱謂如「學生」「生」「余」之類或名字縮小偏書，以表謙卑。封文偏書乃是避收信人之名諱；而箋文偏書乃是發信人自謙之用法。兩者極易混淆，切需注意。

    3. 正文應避免文白夾雜，或因口語入文，而出現太多「我」「我們」之主詞。亦避免因套用陳詞，而造成敘述上之斷裂（特別在文章之末尤易發生）。

    4. 書寫時宜注意單字不成行，單行不成篇的美感要求。

  5. 開頭應酬語：在未申言正文主旨前，用以表思慕、敘別、或頌揚的簡單語句。結尾應酬語：在總結全文前，用以表期盼、祝禱的語句。時人多襲用套語，以致言不及義，虛情假意。實則應酬語有潤飾和緩主題的功用，可免唐突或倉促之感。特別針對交情疏闊或有難言之隱的情況，尤其重要。

  6. 結尾敬辭如「謹此。敬請 講安」。

    1. 「肅此」等語，旨在總結上述言語之大意，即「肅此敬達」等語之簡縮。

    2. 「敬請」等語乃涉於己方，故接續本文，不另抬頭。但「講安」、「道安」之語，則指陳對方，例需平抬， 以表敬意。且習慣在安字上再一次挪抬，以申崇仰之情。

    3. 「順頌    時祺」一類，多用於平輩，不宜用於尊長。

  7. 署名敬禮如「學生李中和拜上」。

    1. 學生、生、受業等詞乃自稱，例宜偏書。

    2. 不宜書作「弟子」。蓋此乃第三人稱。

    3. 不宜書作「愚生」。愚字在應用文中，多是長輩對晚輩之自謙辭，非指愚鈍。

  8. 日期應標明，使收信者知悉寄發時間。

  9. 補述一項，乃不得已之用法。愈是鄭重之書札，以不用為宜。

參、其他事項：

  1. 書信撰寫，字體務求工整。一則以表敬意，一則表此信非草率為之。

  2. 信紙摺疊，先以信箋中線為準，垂直對摺並應將有字的一面向外。受信人稱謂部分向前，將下方約三分之一處向後摺。放入信封時，受信人稱謂部分與封文同一面向。此乃考慮收信人讀信之方便。不宜將有字一面向內，或是將信紙摺成一小塊。

  3. 書信等應用文，有格式而無俗套。書寫時宜多參看相關書籍，融會運用。切忌盲目抄襲，反而容易出錯。

  4. 書信旨在達情通意。陳套俗語之類，如非必要，僅量不用。「至情」、「達意」、「合宜」乃是應用文的三個標準，撰寫時務要深思。

　

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