問題一、本校早已建置網路公文公告系統，為何還要推動本專案？
問題二、本案推動的依據為何？
問題三、甚麼是校內「周知類公文」？範圍有哪些？
問題四、本案實施後，因未收到「周知類公文」之紙本，那麼如何起算收文的時間？又如何簽收？
問題五、各單位為何要指派專責人員負責上網收文？專責人員工作大概為何？
問題六、單位專責人員上網收文，是否要列印出來？ 後續如何處理？
問題七、校內「周知類公文」無紙化，有無例外（發紙本）情形？
問題八、我是「周知類公文」的承辦人，經常發給校各單位公文，無紙化以後，我要配合甚麼？
               我的業務會受影響嗎？
問題九、我經常以「影印分送全校各○○單位」之方式，函轉校外來文給校內各單位同仁，
               此類案件也在本案無紙化的範圍嗎？
問題十、公告類案件在本案實施後，因為已經無紙化，如何張貼在單位佈告欄？

問題一、本校早已建置網路公文公告系統，為何還要推動本專案？
說明：按本校雖建置公文公告系統多年，校內「周知類公文」均得依承辦單位之需，即時上網公
      告。惟仍有為數甚多之「周知類公文」，僅以紙本（或併採上網）方式處理。由於紙本遞
      送須經大量複印裝釘之前置作業，再經校內層轉遞送至各級單位，而各單位則習慣「自收
      到紙本公文」後開始處理，常造成作業時效緊迫。
      本案希透過「上網收文」取代「收紙本文」，將以往等待「收到紙本公文再辦理」之習慣
      加以改變，預期可大幅提高行政效率。
      另為配合節能減碳政策及正在積極推動之「公文線上簽核無紙化系統」專案，嘗試首先將
      校方送至一、二級單位之「周知類公文」無紙化，期能逐步落實校內各類文件無紙化目
      標。 回頁首(Back)

問題二、本案推動的依據為何？
說明：(一)98年5月21日校總字第0980020741號文。
      (二)文書處理手冊第31點第12款：
          1.第4目：公文書或附件如係屬發文通報周知或需要收文機關轉發者，以登載於電子
                   公布欄為原則，附件以電子文件方式處理，避免層層轉送。
          2.第5目：登載於電子公布欄之資訊，如對某些特定對象有所影響，或需其有所作為
                   者，可以書函或結合電子目錄服務之電子郵遞方式，告知前述訊息，以利
                   其配合辦理。
      (三)文書處理手冊第20點第13款第3目：機關因業務需求，得將公文登載於電子公布欄，
          並得輔以電子郵遞告知，不另行文。回頁首(Back)

問題三、甚麼是校內「周知類公文」？範圍有哪些？
說明：所謂「周知類公文」，係指受文單位（含正、副本）為本校各單位（含附設機構）、總區
      各單位、各院系所、各一級單位（含附設機構）、影印校外來函（轉知以上單位）、公告
      類公文..等。回頁首(Back)

問題四、本案實施後，因未收到「周知類公文」之紙本，那麼如何起算收文的時間？又如何簽收？
說明：由於該類公文既已上網，因此以個案上網時間視為各單位的收文時間，亦毋須再依傳統方
      式執行送文簿簽收作業。回頁首(Back)

問題五、各單位為何要指派專責人員負責上網收文？專責人員工作大概為何？
說明：以往本校公文公告系統係採自由訂閱制，未要求各單位必須每日進站瀏覽，但自實施校內
      「周知類公文」無紙化後，各單位如不指派專責人員負責上網收文，將遺漏重要訊息。
      專責人員請利用訂閱服務功能，系統將每日主動e-mail最新資料。回頁首(Back)

問題六、單位專責人員上網收文，是否要列印出來？ 後續如何處理？
說明：單位專責人員每日至公文公告系統之「收文」方式，將因公文內容及單位內部傳遞機制而
      有所不同，續辦時建議仍以儘量無紙化辦理為原則，以下作法可供各單位（主管）參考：
      ＜單純通知類公文＞：
      僅屬通知性質（例：通知校內/外演講活動）之公文，可將該公文之電子檔（或超聯結）
      以群組方式e-mail給單位內同仁，亦可要求同仁主動訂閱本系統，以節省紙本印送資源
      及時間。
      ＜須分派承辦類公文＞：
      公文內容與單位有關，須分派單位內同仁承辦，可選擇以e-mail將該公文之電子檔交辦，
      單位內須以紙本請同仁簽收或回報者，才須印出紙本公文交辦。
      以上僅供參考，各單位仍應依公文內容與各單位可能發生之狀況，分別適當處理。回頁首(Back)

問題七、校內「周知類公文」無紙化，有無例外（發紙本）情形？
說明：具有下列特殊情形，在公文創稿中註明事由（範例）並經簽准後，將仍以傳統紙本文方式
      印送各單位：
      (一)公文或附件具個別差異性者，例如各受文者附件不同。
      (二)附件無紙化有困難者，例如證書、單據等。
      (三)其他具特殊事由，不宜上網公告者。
      針對以上例外案件，將持續宣導改善及定期檢討陳報，避免採用發紙本文之事由浮寬
      造成時效延宕及紙張浪費，以落實無紙化之政策。回頁首(Back)

問題八、我是「周知類公文」的承辦人，經常發給校各單位公文，無紙化以後，我要配合甚麼？
            我的業務會受影響嗎？
說明：基本上您除了以上例外發紙本的情況需註明事由外，並無特別須辦理之事項，亦毋需依往
      例在副本欄註明「請文書組上網公告」，惟因無紙化後，凡上網公告之各類公文，不再另
      依正、副本受文者分別印送紙本公文（含影印分送），故您的正、副本如果另有校內之個
      別單位（包含承辦單位），都將不會再收到紙本公文，如須紙本請上網逕行列印。至於
      您所承辦的公文，由於較以往提早2~3天就送到各單位，處理時效上應更加充裕，不致有
      影響。      回頁首(Back)

問題九、我經常以「影印分送全校各○○單位」之方式，函轉校外來文給校內各單位同仁，
              此類案件也在本案無紙化的範圍嗎？
說明：是的，該類案件仍比照校內發函，在本案無紙化的範圍之內，爾後僅以公告上網不再影
      印，承辦人若認有紙本轉送之特殊必要者，請各單位決行後，於單位內逕行影印後送公文
      交換中心層轉，以收時效。回頁首(Back)

問題十、公告類案件在本案實施後，因為已經無紙化，如何張貼在單位佈告欄？
說明：公告類案件（例如：獎學金公告）原公告張貼之目的，亦在於期望資訊得廣為周知。
      因此，公告內容既已上網，已達周知之效果，是否需張貼在各單位佈告欄？ 因個案性質
      不一，請各單位再視實際需要，自行上網列印紙本文，逕予張貼。回頁首(Back)