🚀 AI 助手整合 Excel
人工智慧現已深度整合到 Excel：透過自然語言提示即可產生公式、建立圖表、分析資料，省卻手動操作。
📊 即時資料分析
不再只是靜態試算表。無論是 ChatGPT 增益集還是 Copilot，都能即時提供資料洞察，例如找出趨勢、異常值並視覺化呈現。
🤖 自然語言互動
使用者可以用自然語言對話來命令 Excel 作業：描述需求，AI 助手便會產生相應的 Excel 公式或步驟，降低需要記憶函數的門檻。
🔄 自動化與節省時間
這些 AI 工具可自動執行繁瑣重複的任務，例如批量清理資料或套用格式，大幅減少人工操作時間。
ChatGPT for Excel：功能與應用
ChatGPT for Excel 是一種將 OpenAI 的 ChatGPT 智能引擎整合到 Excel 的解決方案，通常以增益集 (Add-in) 形式提供
1
。它讓使用者能夠在 Excel 內直接與 ChatGPT 對話，藉此自動化公式編寫、資料清理、樞紐分析表建立等任務。以下我們介紹其主要功能與應用場景，並提供使用步驟說明。
主要功能一覽
ChatGPT for Excel 提供多樣的功能，旨在協助使用者自動化日常 Excel 任務、快速獲取資料洞察。以下列出其幾項核心功能：
公式產生與除錯
透過自然語言描述，ChatGPT 即可產生正確 Excel 公式，並協助診斷錯誤的公式。如描述需要「計算季度銷售成長率」，ChatGPT 能返回對應的公式，並針對 #REF! 等錯誤提供原因與修正建議。
資料清理與轉換
ChatGPT 能依據指示批量清洗和轉換資料。例如，將混雜的日期格式統一為 YYYY-MM-DD，或移除資料中的重複項目，這些都可透過一條簡單指令完成。
資料摘要與洞察
選取一組儲存格後，ChatGPT 可計算統計數據並提供摘要，強調出現的趨勢或異常值。例如，它可以迅速指出「本季總銷售額較上一季增長12%，其中電子產品類別增長25%，北美地區是主要成長區域」。
報告與圖表生成
ChatGPT 能根據提示建立報表和圖表。您可以請求「製作一份包含各區域月度銷售的報表並製作圖表」；ChatGPT 將產生匯總資料表、插入樞紐分析表並建議合適的圖表類型供您使用。
跨領域應用
除了傳統的數據處理，ChatGPT 還能處理文字資料，如批次分類客戶評價、翻譯產品描述，甚至生成模擬數據供測試。這讓 Excel 成為資料分析之外的多功能平台。
以上功能使 ChatGPT 成為 Excel 中的隨身
智囊：當您卡在複雜公式、耗時的資料清理或不知從何下手分析時，只需以口語描述您的需求，AI 就會給出建議或直接執行操作，大大減輕您的工作負擔
11 。
使用步驟：如何在 Excel 中啟用 ChatGPT
要在 Excel 使用 ChatGPT，一般需要安裝相應的增益集並進行一些設定。以下是基本的步驟：
-
步驟 1：安裝 ChatGPT 增益集
在 Excel 中，前往功能區的插入頁籤並點擊「取得增益集」。在 Office 增益集市集中搜尋「ChatGPT」或「GPT in Excel」，找到「ChatGPT for Excel」增益集並點擊新增將其加入。
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步驟 2：登入或提供 API 金鑰
安裝後，啟動 ChatGPT 增益集。通常會要求您使用 OpenAI 帳號登入或提供 OpenAI API 金鑰，以連結 Excel 與您的 ChatGPT 帳戶。完成驗證連線後，即可開始使用。
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步驟 3：選取資料並輸入提示
打開增益集面板，選擇相關的資料範圍（如需要），在對話方塊中以自然語言輸入您的請求。例如：「請幫我總結這份銷售數據的關鍵趨勢」或「將A欄日期格式統一為YYYY-MM-DD」。
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步驟 4：查看並套用輸出結果
ChatGPT 會根據提示生成答案，可能是文字說明、公式，或直接修改後的資料。如果結果是公式或資料，您可以將其插入相應的儲存格；如果是步驟說明或建議，按照指示操作即可。提示: 請在正式套用前檢查結果，以確保其正確性。
以上步驟讓您快速上手 ChatGPT 增益集。
注意：在將資料發送給 ChatGPT 前，請確認沒有機密資訊，或已確定此工具的資料安全措施符合您的要求
1
。
ChatGPT for Excel 實際案例
為了更直觀地了解 ChatGPT 在 Excel 中的應用，以下提供幾個實際案例：
-
案例1：自動除錯複雜公式
場景：財務分析師 Alice 在 Excel 中使用 VLOOKUP 函數時遇到 #REF! 錯誤，不確定問題出在哪裡。
解決：Alice 啟動 ChatGPT 增益集，選取出錯的儲存格並詢問：「為什麼我的公式 =VLOOKUP(A2, Sheet2!A:D, 5, FALSE) 會出現 #REF! 錯誤？」
ChatGPT 響應：AI 分析後回答：「範圍 Sheet2!A:D 只有4欄，公式要求的第5欄不存在，導致 #REF!。」並建議將參數改為4
2
。Alice 採納建議修正公式，問題迎刃而解。
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案例2：快速套用條件格式
場景：業務經理 Bob 有一份銷售表，希望高亮顯示銷售額超過 10,000 及低於 1,000 的項目。
解決：Bob 在 ChatGPT 面板輸入：「如何將銷售額 >10000 的儲存格標成紅色，<1000 的標成綠色？」
ChatGPT 指引：AI 建議在條件格式中使用公式，例如 =A1>10000 設定紅色，
2
以及另一條 =A1<1000 設定綠色
2
。並詳細說明了在 Excel 中設定條件格式規則的步驟。Bob 跟隨指示，很快完成了設定。
-
案例3：樞紐分析表輔助
場景：資料分析師 Carol 收到一份大型銷售明細表，需要快速彙總各「區域」和「產品類別」的總銷售額。Carol 對建立樞紐分析表不甚熟練。
解決：Carol 啟動 ChatGPT，詢問：「如何建立樞紐分析表來顯示各區域和產品類別的總銷售？」
ChatGPT 響應：AI 給出逐步指南
2
：首先選取整個資料集，然後到
插入 >
樞紐分析表，放置欄位：將「區域」拖曳至列區域、「產品類別」至欄位區域、「銷售額」至值區域並選擇彙總方式為
總和。ChatGPT 還提醒如果出現數值被計數而非求和，要檢查欄位格式。Carol 按指示操作，順利生成想要的樞紐分析表。
上述案例展示了 ChatGPT for Excel 在日常工作中的實用性。
簡而言之：ChatGPT 就像隨身的 Excel 專家，能用對話的方式解決問題，讓您將精力集中在較高價值的分析和決策上
11
。
Microsoft 365 Copilot in Excel：功能與應用
Microsoft Copilot in Excel 是 Microsoft 365 套件中的內建 AI 助手，深度整合於 Excel 介面中
3
。透過 Copilot，用戶可以直接在 Excel 內以自然語言與 AI 互動，讓 Excel 自動執行資料分析、公式編寫、圖表生成等工作。以下介紹 Copilot 的主要功能和使用方法。
主要功能一覽
Copilot 憑藉 Microsoft 自身的 AI 技術與 Excel 的緊密結合，提供了即時且上下文感知的功能：
自然語言公式產生
Copilot 能理解使用者以日常語言描述的計算需求，並自動生成對應的 Excel 公式。即使是不熟悉函數的新手，用一句「計算每個地區的平均銷售額」即可讓 Copilot 寫出正確的公式。
自動資料分析與洞察
Copilot 會掃描試算表資料，找出趨勢、模式和異常，提供智慧化的摘要與圖表建議。例如，它可自動指出銷售下滑的區域，或產生關鍵指標的圖表來幫助決策。
資料匯入與清洗
Copilot 能協助從外部來源導入資料（如網頁、OneDrive 檔案），並執行資料清理操作。用一句話可讓 Copilot 移除重複項、填補遺漏值或統一數據格式，非常適合大型資料集的準備。
即時圖表與視覺化
只需請求「製作銷售額的長條圖」等，Copilot 會根據資料自動插入適當的圖表。它能了解數據內容並挑選最佳視覺化方式，例如用折線圖顯示趨勢或圓餅圖顯示比例。
樞紐分析表與報表
Copilot 能快速建立樞紐分析表或整理報表。它瞭解工作簿中的欄位關係，可根據您的口頭要求產出匯總結果，並保持多工作表間的數據同步更新。
公式解釋與優化
除了執行命令，Copilot 也可解釋既有公式的作用，或根據上下文提供更優的方案。例如，對於一長串巢狀公式，Copilot 可以逐步拆解說明其功能，幫助使用者理解。
Copilot 的這些功能很大程度上
縮短了操作 Excel 的路徑：使用者無需在功能選單中尋找，直接用對話方式就能達成目的
44
。它還能基於您工作簿的
上下文提供相關建議，這意味著如果您前一步用了某公式，下一步 Copilot 可能會給出延續該分析的提示，提高工作流程的連貫性
3 4
。
使用步驟：如何在 Excel 中使用 Copilot
Copilot 是 Excel 中的內建功能（需具備相應的 Microsoft 365 授權）。以下是一般使用 Copilot 的步驟：
-
步驟 1：確認授權並開啟 Excel
確保您擁有包含 Copilot 的 Microsoft 365 訂閱（通常是企業版 E3/E5 或商務進階方案）。將 Excel 更新至最新版本。然後開啟 Excel 活頁簿（建議儲存在 OneDrive 或 SharePoint 上以充分利用雲端 AI 功能）。
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步驟 2：啟用 Copilot 面板
在 Excel 主功能區（通常在首頁頁籤），點擊 Copilot 的圖示啟動 AI 對話面板。若沒有看到圖示，可能需聯繫 IT 管理員確認是否已啟用 Copilot 功能。
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步驟 3：輸入自然語言指令
在 Copilot 對話視窗中輸入您要執行的操作。例如：「匯入來自 SharePoint 的最新銷售數據並顯示前5項產品」、「產生總銷售額的樞紐分析表」或「建立一個圖表比較各區域本月業績」。您也可以點選面板內提供的範例提示。
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步驟 4：檢視結果並追問
Copilot 會立即在工作簿中執行操作或顯示結果。例如自動插入公式、在側邊顯示分析摘要或建立圖表。如有需要，您可以對 Copilot 顯示的結果進一步提問（如「將圖表轉換為折線圖」或「這個趨勢背後可能的原因？」），實現連續對話式的調整。
透過以上步驟，Copilot 能大幅簡化 Excel 操作。
提示：為了獲得最佳效果，請確保資料
格式整齊（如使用 Excel 資料表格式），因為 Copilot 對結構化的資料識別更準確
5
。而在使用 Copilot 創建重要分析之前，務必檢查 AI 生成的結果是否符合業務邏輯，以免錯誤資訊影響決策
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。
Copilot in Excel 實際案例
以下是 Microsoft Copilot 在 Excel 中的幾個應用實例：
-
案例1：季度銷售趨勢分析
場景：行銷經理 David 想快速了解上季度的銷售趨勢和異常點，以便制定策略。
解決：David 打開 Excel 中的 Copilot 面板，輸入：「分析上季度銷售數據，找出趨勢和異常值並給出摘要。」
Copilot 執行：AI 迅速掃描資料並生成回應，例如：「總體銷售相較前一季度增長5%。
北區銷售額持續上升，但
南區在最後一個月下降了8%
6
。已在圖表中標示出該下降趨勢。」Copilot 並自動插入一個折線圖，突出顯示南區銷售的下滑點，以及各區域的整體走勢。透過這份 AI 摘要，David 幾分鐘內就掌握了關鍵洞察。
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案例2：自動圖表製作
場景：分析師 Emily 需要為報告製作一個顯示各區域銷售佔比的圓餅圖。手動製圖雖不難，但她想嘗試 Copilot 加速流程。
解決：Emily 在 Copilot 中輸入：「建立一個圓餅圖，顯示各地區的銷售額佔比。」並選取了包含地區和銷售額的資料範圍。
Copilot 執行：Copilot 閃電般地插入了一個圓餅圖在工作表旁，圖例和標籤清晰標示各地區及其佔比
6
。整個製圖過程僅用了一句話和幾秒鐘時間完成，大幅提高了效率。
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案例3：預測與公式協助
場景：財務專員 Frank 正在做年度預算，想預測明年銷售額並需要計算設備的折舊。
解決：Frank 先詢問 Copilot：「根據目前資料，預測下季度銷售。」Copilot 分析歷史數據後，插入一張帶有未來一季預測值的折線圖，並提供簡短的預測摘要
6
。接著，Frank 問：「如何用 Excel 的雙倍餘額递減法計算設備折舊？」
Copilot 執行：AI 給出折舊計算公式（比如說使用
DDB 函數），並解釋參數用法
6
。它甚至可以在 Frank 提供設備成本、殘值和壽命後，自動在旁邊計算出各期的折舊值。這種即問即答的互動，讓複雜的財務計算變得更加簡便。
從這些例子可以看出，Copilot 擅長
直接對Excel進行操作，提供即時成果且注重加快流程
4 4
。它很適合那些希望
快速完成任務、
自動產出結果的情境，例如定期報表製作或即時的資料探索。
ChatGPT vs. Copilot：功能比較與選擇
ChatGPT for Excel 和 Microsoft Copilot 都是強大的 AI 助手，但它們在定位和使用體驗上有所不同。下面我們從多方面比較兩者：
功能與特性對比
利用下表比較 ChatGPT for Excel 增益集與 Copilot 內建功能：
| 比較項目 |
ChatGPT for Excel |
Microsoft Copilot in Excel |
| 整合方式 |
透過第三方增益集將 ChatGPT 功能加入 Excel1
。需安裝設定，使用 OpenAI 服務。 |
深度內建於 Excel（Microsoft 365）。無需額外安裝，只要有相應授權即可在 Excel 中啟用3
。 |
| 使用介面 |
在 Excel 側邊欄中以對話形式使用，或將分析結果直接填入儲存格 1
|
Excel 功能區的 Copilot 圖示調出對話視窗，直接操作當前活頁簿內容（插入公式、圖表等）7
。 |
| 自然語言處理 |
支援多種開放式問答，可深入討論「為什麼」和「假設性」問題，適合探索性分析和獲取解釋4
。 |
側重具體任務的指令，回答簡潔明確，著重「做什麼」而非討論原理，適合執行操作與自動化 4
。 |
| 資料範圍 |
可分析多張工作表、跨檔案資料，甚至結合上傳的相關文件，提供綜合見解 4 4
。 |
著眼於當前工作簿內容，利用既有公式和結構，對單一活頁簿中的資料即時處理 4 4
。 |
| 即時編輯 |
通常以建議形式提供步驟或公式（除非透過增益集自動寫入），不直接修改活頁簿內容，讓使用者決定是否套用 4 4
。 |
接收到指令後，直接對活頁簿進行修改（輸入公式、建立圖表、格式化等），所見即所得，結果可立即在表內查看 4 4
。 |
| 需要的專業知識 |
降低函數門檻，但使用者仍需基本判斷結果正確性。可作為學習工具，因為它會解釋公式和步驟 2 1
。 |
幾乎不需深入函數知識即可操作，對初學者非常友好。但由於其自動執行，使用者需注意結果合理性以免疏忽錯誤 1 5
。 |
| 資料安全 |
資料發送至 OpenAI 雲端服務處理，需考量隱私（OpenAI 已有安全措施，但機密資料可能需謹慎）1
。 |
在 Microsoft 生態系統內處理，遵循 Microsoft 365 的企業安全與合規策略，相對封閉環境 4
。 |
| 語言支援 |
取決於 OpenAI 模型，本身支援多語言對話和分析（中文、英文等皆可）。 |
目前主要支援英文等有限語言 3
；多語言能力可能較弱，非英文指令的支援度需視後續更新。 |
| 使用門檻 |
任何 Excel 2016+ 用戶都可安裝增益集使用（包括 Mac/Web）。可能需具備 OpenAI 帳號及API額度。 |
僅適用於具 Microsoft 365 商業/企業授權的用戶，需線上環境和新版 Excel 3 5
。 |
解讀：如果您
偏好深度分析和解說，例如希望 AI 幫忙找出數據背後的原因並討論不同情境，ChatGPT 會是很好的
思考夥伴4 4
。但如果您
注重效率和即時成果，希望 AI
直接在 Excel 中執行操作來完成任務，那 Copilot 無疑是更便利的選擇
4 4
。
優勢與局限
兩者各有優勢和限制，以下綜合比較：
-
ChatGPT for Excel 優勢：
- 強大的分析與解說能力：能跨工作表找隱含模式、給出詳細的洞察解釋，適合複雜的**「為何如此」**分析44 。
- 多元用途：除了數字計算，還可處理文字資料、撰寫 VBA 程式碼，甚至結合其他文件進行綜合分析41 。
- 學習支援：對初學者友善，能以淺顯語言解釋公式用途或 Excel 概念，幫助用戶在使用中學習21 。
- 更開放的對話：允許連續追問，AI 回答偏重詳盡和教育性，適合腦力激盪和方案討論44 。
-
ChatGPT for Excel 局限：
- 非原生整合：需要安裝增益集和網路連線，過程較 Copilot 繁瑣，而且可能有 API 使用成本。
- 資料隱私顧慮：需將資料傳送給第三方（OpenAI）處理，在操作敏感數據時必須評估風險1 。
- 實時性稍弱：標準情況下不會自動更新 Excel 檔案內容（除非下指令要求），多適用於提供建議，而非每次資料變更都動態回應。
- 結果可靠性：有時生成的公式或分析可能不盡完整或準確，使用者需驗證結果1 。
-
Copilot in Excel 優勢：
- 無縫內建：打開 Excel 即可使用，無需額外安裝，完全融入使用者現有工作流程37 。
- 操作直接高效：能即時在活頁簿上執行操作並呈現結果，極大節省了執行步驟（如自動建立圖表、直接填入公式）46 。
- 上下文感知：瞭解工作簿結構，能應用之前的公式邏輯，保持報表內各部分的一致性和聯動性44 。
- 企業級安全：在 Microsoft 雲端環境下運行，企業 IT 可以掌控權限與日誌，更適合對安全合規要求高的組織4 。
- 專注任務：適合批次處理和快速產出。對於固定報表或重複性任務，用簡單口令即可完成，減少手動錯誤44 。
-
Copilot in Excel 局限：
- 授權限制：僅對 Microsoft 365 商業/企業版本開放，一般家庭版或永久授權 Office 無法使用。需要穩定網路連線才能運作35 。
- 資料格式要求：偏好結構化的表格資料輸入，對於非常複雜或非正規佈局的試算表，Copilot 可能無法充分理解55 。
- 多工作表/模型：面對涉及多張表或繁複關聯的財務模型，其理解和處理能力有限，可能無法覆蓋所有情境55 。
- 創意度與彈性：Copilot 的回答傾向簡潔直接，缺少發散思考；在需要創意解決或多步推理時，不如 ChatGPT 那樣健談44 。
- 語言與區域：目前對非英語的支援度不高，在中文等語境下使用可能無法充分發揮其能力（這點有賴未來升級）。
該怎麼選擇？
ChatGPT for Excel 與 Copilot in Excel 並非互斥的對立，它們可視為互補工具：
- 如果您的工作著重於深入分析、學習及探索，例如需要 AI 解釋數據、比較不同方案，ChatGPT 會是理想選擇。它就像一位智庫顧問，協助挖掘數據背後的意義44 。
- 如果您的工作強調效率與自動化，經常要快速完成重複任務或更新即時報表，那 Copilot 則是利器。它更像是得力的助手，幫您動手做好繁瑣步驟，立即呈現結果44 。
在許多情況下，您甚至可以結合使用：先讓 Copilot 快速產出初步分析結果，例如樞紐表和圖表，然後將結果和數據交給 ChatGPT 要求更深入的洞察和討論。如此搭配，充分發揮兩種 AI 工具的優勢，讓 Excel 真正成為智慧強大的決策支援平台。
結論與建議
Excel AI 工具應用指南顯示，無論是 ChatGPT for Excel 還是 Microsoft Copilot，都能極大地提升試算表工作的效率和智慧水平。以下是本指南的重要結論與建議：
-
充分利用自然語言與 AI：現在只需「告訴」 Excel 您想做什麼，許多傳統上需要繁雜操作的任務都能由 AI 自動完成
13 。鼓勵您在日常工作中多嘗試以自然語言發出指令，讓 AI 幫您節省時間。
-
選擇適合情境的工具：針對需要
深入理解和
跨表分析的工作，用 ChatGPT 较佳；而
例行報表、
資料清洗等重複勞動，可交給 Copilot 處理
44 。根據任務性質靈活選擇，才能事半功倍。
-
保持人機協作：AI 再強大也並非完美無誤。請將 ChatGPT 或 Copilot 視作輔助，而非完全自動駕駛。您依然需要檢核 AI 輸出的公式和分析是否合理
15 。將專業知識與 AI 快速計算結合，才能得到可靠的成果。
-
關注資料安全與隱私：在使用 ChatGPT 服務時，注意資料傳輸至雲端的風險，機敏資訊應謹慎對待
1 。如果企業對資料外洩高度敏感，優先考慮 Copilot 這類內建於自家生態的工具，並諮詢IT確保合規。
未來，隨著 AI 技術的進一步發展，這兩種工具功能可能趨於融合並更加強大。在此之前，熟悉 ChatGPT for Excel 與 Copilot 的特性，善用各自所長，您將能以前所未有的效率和洞察力來處理電子試算表工作。希望本指南所提供的範本和案例能幫助您在實務中成功應用這些 AI 工具，為您的企業或個人工作創造更高的價值。